Präambel
Die BürgerStiftung Mössingen verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Stiftungsverwaltung, der Organisation der Projekte und Veranstaltungen, der Öffentlichkeitsarbeit der Stiftung). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der Stiftung zu gewährleisten, gibt sich die Stiftung die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Die Stiftung verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Stiftern und Spendern, von Mitgliedern der Projektteams, von Fahrgästen, von Gästen der Veranstaltungen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzord-nung durch alle Personen in der Stiftung, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Stifter
1. Die Stiftung verarbeitet die Daten von Personen in Form von:
Stifterlisten und Stiftermailinglisten.
Listen der Projektteammitglieder
Listen der Fahrgäste des Bürgerautos
Listen von Besuchern von Veranstaltungen
2. Im Rahmen des Beteiligungsverhältnisses verarbeitet der Stiftung insbesondere die fol-genden Daten der Beteiligten: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Haus-nummer, Postleitzahl, Ort), teilweise Geburtsdatum, Datum des Stiftungsbeitritts, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion in der Stiftung.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Stiftungsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Stiftungszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen, Mitglieder der Projektteams.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite der Stiftung werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Projektleiterinnen und Projektleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Stiftung
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Vorstandvorsitz zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Vorstandsvorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Stifterdaten und -listen
1. Listen von Stiftern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbei-tern der Stiftung (z.B. Vorstandsmitgliedern, Projektleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei ver-wendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Stiftern dürfen an andere Stifter nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Stifter glaubhaft, dass es eine Stifterliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Stifterversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Stifterliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Der Stifter, welcher das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzu-geben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwen-dung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Stiftung einen Stiftungseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der stiftungsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „Bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stiftung, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Projektleiterinnen und Projektleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da in der Stiftung in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Stiftung einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Die Stiftung unterhält zentrale Auftritte für die Stiftung. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstandsvorsitzenden. Änderungen dürfen aus-schließlich durch den Vorstandsvorsitzenden, der durch ihn beauftragten Personen und den Administrator vorgenommen werden.
2. Der Vorstandsvorsitzende ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zu-sammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stiftung dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand der Stiftung am 12.06.2018 beschlossen und tritt mit der Veröffentlichung auf der Homepage der Bürgerstiftung in Kraft in Kraft.